Kontakta oss!

Personuppgiftsbehandling

Integritetspolicy Sileo Kapital AB

Uppdaterad den 30 november  2018

Personuppgiftsansvarig: Sileo Kapital AB (nedan benämnt Sileo)
Kontaktuppgift: Sileo Kapital, Mailbox 1801, 411 41 Göteborg, Telefon: 010- 550 78 00

Vår inställning
Sileo är ett kreditservicebolag vars huvudsakliga verksamhet består i att förvärva och inkassera förfallna fordringar. Verksamheten är tillståndspliktig och står under Datainspektionens tillsyn. I verksamheten behandlar Sileo personuppgifter tillhörande sina kunder och kundernas eventuella ombud men även andra grupper så som kontaktpersoner hos våra leverantörer och klienter och handläggare hos myndigheter och domstolar. Det är viktigt för Sileo att skydda och respektera dessa uppgifter och värna om dessa personers personliga integritet. Att säkerställa att  personuppgifter behandlas på ett korrekt sätt och i enlighet med gällande lagstiftning är därför en grundläggande princip i verksamheten. Nedan följer information om hur Sileo samlar in och behandlar personuppgifter.

Definitioner
Personuppgifter: Med personuppgifter avses varje upplysning som avser en identifierad eller identifierbar fysisk person. Avgörande är att uppgiften, enskilt eller i kombination med andra uppgifter, kan knytas till en levande person. Exempel på personuppgifter är personnummer, namn och adress.

Personuppgiftsbehandling: Alla former av åtgärder med personuppgifter är personuppgiftsbehandling, till exempel insamling, registrering, organisering och lagring.

Personuppgiftsansvarig: Sileo är Personuppgiftsansvarig för personuppgifterna i inkassoverksamheten. Som Personuppgiftsansvarig bestämmer bolaget för vilka ändamål personuppgifterna ska behandlas och hur behandlingen ska gå till.

Insamling av information
Information om kunder:

Sileo samlar huvudsakligen in sina kunders personuppgifter från tidigare fordringsägare, exempelvis en bank eller ett kreditmarknadsbolag, i samband med att Sileo övertar ett lån eller kreditavtal som förfallit till betalning. Förutom ekonomiska uppgifter om själva fordran så som kopia på låneavtalet, uppgift om kapitalbeloppet, aktuella räntesatsen, kostnader och transaktionsinformation samlas även kundens kontaktuppgifter in. Sådana uppgifter är namn, personnummer, folkbokföringsadress, och i vissa fall telefonnummer och e-postadress. Detta är nödvändigt för att Sileo skall kunna identifiera sina kunder och möjliggöra inkassering av de fordringar som bolaget övertagit. I de fall en fordran blivit fastställd hos Kronofogden eller i en domstol kommer även uppgifter om utslag och domar att behandlas för att kunna erhålla betalning genom verkställighet.

I det fall en kund anlitar ett ombud kommer Sileo även att behandla information om den personen tillsammans med kundens egna uppgifter. Vanligtvis behandlas då namn och kontaktuppgifter till ombudet.

Personuppgifter kan också samlas in, uppdateras och justeras under själva inkassoförfarandet. Sileo genomför exempelvis en veckovis adressuppdatering mot Statens personadressregister (SPAR) för att säkerställa att betalningsavier och annan information skickas till kundens aktuella folkbokföringsadress. Sileo kan också beställa kreditupplysningar för att utreda kundernas betalningsförmåga. Sileo hämtar också information från Kronofogdens register för att utreda möjligheterna att vidta exekutiva åtgärder så som verkställighet och utmätning.

I vissa fall samlas det även in personuppgifter direkt från kunden. Detta kan ske genom att kunden ringer eller på något annat sätt delger Sileo ny information, exempelvis ändrar sina kontaktuppgifter eller lämnar information gällande sin hälsa.

Användning av informationen (Ändamål och legal grund)
Sileo behandlar huvudsakligen personuppgifterna för att möjliggöra inkassering av fordringar. Inkasso är en verksamhet som klassas som en uppgift av allmänt intresse vilket är en legal grund för att behandla personuppgifter. Detta inbegriper följande:

  1. identifiera bolagets kunder
  2. kommunicera med kunder via mail, post eller telefon
  3. vidta exekutiva åtgärder hos myndighet eller domstolar
  4. administrera betalningar från kunder och myndigheter
  5. uppdatera personuppgifter, exempelvis adress och telefonnummer, via privata eller offentliga register
  6. bevaka och anmäla fordringar i skuldsaneringsärenden, konkurser och bouppteckningar

Förutom i syfte att inkassera fordringar behandlas även personuppgifter för att rapportera eller på annat sätt behandla information som bolaget är skyldigt till enligt lag, författning eller myndighetsbeslut. Exempelvis:

  1. skicka kontrolluppgifter om inbetald ränta till Skatteverket
  2. bevara handlingar enligt bokföringslagstiftning
  3. möjliggöra granskning och kontroll i enlighet med inkassolagen

Sileo kan också behandla vissa personuppgifter när det är nödvändigt för att fastställa, göra gällande eller försvara ett rättsligt anspråk. Exempel på en sådan uppgift kan vara uppgift om hälsa.  Vissa uppgifter, såsom information som samlas in via cookies, behandlas efter kundens samtycke. Om behandling av en personuppgift enbart grundas på samtycke är det möjligt för kunden att återkalla samtycket. Slutligen kan behandlingen även grundas på en intresseavvägning. Detta innebär att Sileos intresse att behandla personuppgiften för att kunna inkassera sin fordran väger tyngre än kundens intresse av skydd mot kränkning av den personliga integriteten.

Automatiserat beslutfattande
Sileo kan komma att använda delar av kundernas personuppgifter i automatiska beslut och profilering. Detta innebär att Sileo har satt upp ett antal kriterier för hur handläggningen av inkassoärenden skall gå till för att vara effektiv och säker. Ärendet och personuppgifterna stäms av mot dessa kriterier och resultatet kommer sedan att avgöra vilka åtgärder som Sileo kommer att vidta i den fortsatta handläggningen. Exempel på sådan åtgärd är om ett kravbrev skall skickas till kunden eller om ärendet skall skickas till Kronofogden för betalningsföreläggande.

Insamling via hemsidan, cookies
Om en kund eller en annan besökare på Sileos hemsida lämnar sitt godkännande, kommer Sileo att spara en cookie-fil på dennes dator, mobiltelefon eller annan enhet som används. Sileo använder informationen från cookies-filer för att analysera trafiken på hemsidan, exempelvis för att se vem som besökt hemsidan vid en viss tidpunkt. På så sätt kan bolaget utvärdera hur hemsidan kan vidareutvecklas. För en besökare på hemsidan är det möjligt att neka Sileo möjligheten att installera cookie-filer genom att ställa in detta via sin webbläsare. Det går även att radera cookies i efterhand.

Information gällande kontaktpersoner hos klienter, leverantörer, domstolar och myndigheter

Utöver Sileos kunder behandlas även personuppgifter som tillhör följande personer:

  • kontaktpersoner hos våra leverantörer och samarbetspartners,
  • kontaktperson hos klienter (bolag som sålt eller kommer att sälja en fordran till Sileo)
  • handläggare på myndigheter där Sileo har eller tidigare har haft ett ärende, exempelvis personal hos Kronofogden och Skatteverket,
  • domare och annan personal vid domstolar där Sileo är eller tidigare har varit part i ett mål,
  • personer som kontaktar Sileos kundservice (exempelvis frågor via e-post)

Information gällande kontaktpersoner hos leverantörer och klienter samlas in i samband med att ett möjligt samarbete börjar diskuteras eller när ett avtal ingås mellan parterna. Uppgifterna kommer då direkt från personen själv eller via en plats där personuppgifterna publicerats för allmänheten, exempelvis på en hemsida. Uppgifterna är nödvändiga för att Sileo skall kunna följa upp samarbetet vilket innebär bland annat att åberopa garantier, rapportera incidenter och möjliggöra uppsägning. Grunden för denna behandling är att det är nödvändigt för att fullgöra ett avtal, en rättslig förpliktelse eller berättigat intresse hos Sileo.

I det fall Sileo ansökt om betalningsföreläggande eller vidtagit exekutiva åtgärder i inkassoverksamheten kommer bolaget att samla in och behandla förelägganden och exekutionstitlar som innehåller namn och kontaktuppgifter till handläggare hos Kronofogden samt personal som myndigheten anlitat, exempelvis delgivningsmän. Dessa underlag är Sileo enligt lag skyldigt att spara tillsammans med övriga handlingar i ett inkassoärende. Det samma gäller namn och kontaktuppgifter till domare eller annan personal vid domstolar där Sileo är eller tidigare har varit en part i ett mål och bolaget mottagit en dom eller ett föreläggande.

Sileo behandlar även personuppgifter till personer som kontaktar bolagets kundservice men som inte faller under någon av ovan nämnda kategorier. Detta kan exempelvis vara försäljare eller personer som tidigare haft en skuld hos Sileo och som kontaktar bolaget med allmänna frågor. Personuppgifter som tillhör dessa personer sparas för att möjliggöra återkoppling till personen vilket är ett berättigat intresse för Sileo.

Hur vi delar informationen
Sileo övervakar den insamlade informationen och överlåter den som huvudregel inte till någon utomstående då det råder tystnadsplikt för uppgifter som behandlas i inkassoverksamhet.  Sileo kan dock dela personuppgifter med en eller flera underleverantörer om detta är nödvändigt för att bolaget skall kunna bedriva verksamheten.  Detta sker exempelvis när Sileo anlitar en IT-leverantör för drift och support av IT-systemen, anlitar ett call-center eller använder ett externt företag för att printa och kuvertera brev och avier som skall skickas till Sileos kunder. Det samma gäller om personuppgifter uppdateras, exempelvis adressuppdateringar via SPAR (Statens Personadressregister), då det också krävs ett utlämnande.

Som beskrivits ovan delar Sileo Kapital även uppgifterna med Kronofogden och domstolar för att fastställa fordringar och vidta exekutiva åtgärder så som verkställighet och utmätning. Uppgifterna kan också lämnas till andra myndigheter, så som Skatteverket och Datainspektionen, om Sileo är skyldigt att rapportera uppgifter till dem enligt lag eller praxis. Ett utlämnande av information sker dock alltid med beaktande av gällande sekretessregler och en underleverantör har aldrig tillåtelse att använda uppgifterna för något annat syfte än det Sileo formulerat.

Överföring till andra länder
Sileo kan komma att lämna ut personuppgifter till ett annat land än Sverige i samband med att en kund flyttar utomlands för fastställelse eller fullgörelse av en rättslig förpliktelse och därigenom möjliggöra inkassering av en fordran. Uppgifterna kan då lämnas till ett av våra ombud i dessa länder. Sådan delning kan ske även utanför EU och EES. I andra fall kan även Sileo använda leverantörer, exempelvis för lagring av information, och även sådan behandling kan ske utanför EU och EES. Innan en sådan leverantör anlitas säkerställs dock att landets lagstiftning har en adekvat skyddsnivå för personuppgifter, att EU:s standardklausuler undertecknats eller att företaget anslutit sig till den så kallade Privacy Shield listan.

Säkerhet
Alla uppgifter, inklusive personuppgifter, som ingår i ett inkassoärende skyddas enligt lag av tystnadsplikt. Sileo skyddar dock alla uppgifter i verksamheten, inklusive uppgifter om klienter, samarbetspartners och övriga kategorier av registrerade, genom olika tekniska och organisatoriska åtgärder. Detta innebär att bolaget har rutiner som begränsar uppgifternas spridning både internt och externt. Om det inträffar en incident där personuppgifter sprids till obehöriga kommer Sileo skyndsamt att informera de registrerade om det inträffade.

Lagringstid
Kundernas personuppgifter sparas under hela kundförhållandet. När fordran är fullbetald kommer uppgifterna att gallras när  Sileo inte längre är skyldigt att behandla dem enligt lag, som exempelvis kravet att bevara handlingar i inkassolagen och skyldigheten att rapportera ränta till Skatteverket. Det samma gäller personuppgifter tillhörande exempelvis myndighetspersonal som finns utskrivna på utslag, fullmakter eller domar och som arkiverats ihop med ett inkassoärende.

Personuppgifter som tillhör kontaktpersoner hos leverantörer och klienter behandlas under hela avtalsförhållandet. Personuppgifterna kan dock behandlas längre om personerna har samtyckt till detta alternativt om Sileo behöver uppgifterna för att fullgöra en rättslig skyldighet, exempelvis enligt bokföringslagens regler.

I det fall en person i annat fall kontaktat Sileo, exempelvis via e-post, och Sileo härigenom samlat in personuppgifter skall dessa gallras 6 månader efter att återkoppling skett eller ärendet på annat sätt är avslutat förutsatt att behandlingen inte kan ske på någon annan giltig grund.

De registrerades rättigheter
Personer som vill invända mot Sileos personuppgiftsbehandling, vill komplettera en ofullständig personuppgift eller har uppmärksammat en felaktighet uppmanas att kontakta Sileos Dataskyddsombud på följande adress: dataskydd@sileokapital.com eller Sileo Kapital ”Dataskyddsombud” Mailbox 1801, 411 41 Göteborg.

En person har även rätt att få uppgifter raderade om de inte längre behövs för de ändamål som Sileo har samlat in dem för och det inte längre finns något berättigat skäl för att fortsätta behandla uppgiften. Mer information om Sileos lagringstider finns under punkten ”Lagringstid”. Om en behandling grundas helt på samtycke har personen rätt att återkalla sitt samtycke. Sileo skall då avsluta behandlingen. Det är mycket viktigt för Sileo att det finns ett förtroende för bolagets personuppgiftsbehandling och att den sker på ett korrekt och lagligt sätt. Sileo skall därför skyndsamt utreda de anmärkningar som har framförts. En person som känner sig missnöjd med Sileos personuppgiftsbehandling kan också vända sig till Datainspektionen för att påtala sina synpunkter.

Datainspektionens adress är Box 8114, 104 20 Stockholm.

För att granska vilka uppgifter Sileo behandlar är det möjligt för alla personer som finns registrerade i ett av Sileos register att begära ett  registerutdrag. En sådan begäran kan lämnas via post eller e-post till Dataskyddsombudet. I ett registerutdrag lämnas information kring vilka personuppgifter som behandlas av Sileo. Normalt lämnar Sileo svar på en sådan begäran 1 månad från det att begäran kom Sileo tillhanda. I de fall det fall kunden begär det och det är tekniskt möjligt kan Sileo även sammanställa personuppgifterna och överlämna informationen till en annan part som den registrerade anvisat.

Denna integritetspolicy kan komma att justeras och uppdateras om Sileos interna rutiner ändras eller om bolaget åläggs att uppdatera informationen enligt lag eller myndighetsbeslut. Den aktuella versionen kommer alltid att finnas tillgänglig på bolagets hemsida www.sileokapital.com